Основа
У подписанта должен быть действующий сертификат, а сам он — указан в настройках как лицо, подписывающее электронные документы. Истёкший сертификат — самая частая причина «не отправляется».
Как отправить документ по ЭДО из 1С
Отправить документ по ЭДО в 1С — две кнопки, если всё настроено заранее. Обычно оказывается, что не настроено: нет действующего сертификата у подписанта, контрагент не принял приглашение или документ относится к типу, который нельзя отправить в произвольном виде. Ниже — что проверить до отправки, как отправлять по одному и пачкой, чем формализованные документы отличаются от остальных и что означают статусы после отправки.
Коротко
- Отправка возможна только контрагенту, с которым обмен уже настроен: приглашение принято, идентификатор известен, при разных операторах работает роуминг.
- Счёт-фактуру и УПД со статусом счёта-фактуры отправляют строго в формате ФНС. Договор, счёт и акт произвольной формы уходят как неформализованные файлы.
- Отправить можно из самого документа учёта или пачкой из «Текущих дел ЭДО» — второй способ экономит время на закрытии месяца.
- Отправленный документ не равен принятому: до подписи или извещения получателя документооборот не завершён.
- Ошибку в уже подписанном документе исправляют корректировочным или исправленным документом, а не удалением.
Что проверить до первой отправки
Четыре условия, без которых отправка не пройдёт
Приглашение отправлено и принято. Пока контрагент не подтвердил, документы не уйдут ни в одну сторону.
ИНН, КПП и адрес должны совпадать с теми, что заявлены оператору. Расхождение приводит к отказу на стороне оператора, а не в 1С.
От типа зависит формат: формализованные уходят по структуре ФНС, остальные — вложением. Отправить счёт-фактуру «просто PDF» нельзя.
Отправка из документа и пачкой
Два рабочих сценария, и выбирают их по объёму.
По одному против пачки
Результат одинаковый, различается только точка входа и трудоёмкость.
Из карточки документа
Реализация, акт или счёт создаются как обычно, дальше в самом документе вызывается действие ЭДО и формируется электронный документ на подпись и отправку.
- Когда удобно
- единичная отгрузка, срочный документ
- Что видно сразу
- результат по конкретному документу
- Риск
- при потоке документов часть просто забывают отправить
Пачкой из текущих дел
В «Текущих делах ЭДО» собираются все документы, готовые к отправке. Их подписывают и отправляют одним действием.
- Когда удобно
- ежедневный поток, закрытие периода
- Что видно сразу
- список того, что ещё не ушло
- Риск
- без регулярной проверки список копится незамеченным
Практическое правило: отправка из карточки — для исключений, пачка из текущих дел — для потока. Если отправляют только из карточек, к концу месяца обязательно находится отгрузка, по которой документ так и не ушёл.
Формализованные и неформализованные документы
Разница не в удобстве, а в том, признаёт ли документ налоговая без дополнительных пояснений.
Два класса документов
Счёт-фактура и УПД со статусом счёта-фактуры передаются только в формате, утверждённом ФНС: это структурированный XML с обязательным составом полей. Формат обновляется, и версия должна поддерживаться обеими сторонами и оператором.
Договор, счёт на оплату, спецификация, акт произвольной формы уходят как подписанный файл — обычно PDF. Юридическую силу даёт подпись, а не структура, поэтому жёстких требований к содержимому нет.
Отсюда практическое следствие: если контрагент просит «прислать счёт-фактуру в PDF по ЭДО», это не работает. Такой файл не будет счётом-фактурой для целей вычета — нужен формализованный документ.
Статусы после отправки
Отправка — не конец, а начало документооборота. Что происходит дальше:
- Ожидается извещение — документ ушёл оператору, технологический ответ ещё не получен. Обычно проходит быстро, зависание здесь указывает на проблему на стороне оператора или роуминга.
- Доставлен — документ у получателя, но он с ним ещё ничего не сделал. Это ваша зона ожидания, а не действия.
- Требуется подпись получателя — двусторонний документ ждёт ответной подписи. До неё документооборот не завершён.
- Уточнение — получатель нашёл расхождение и вернул документ с причиной. Нужна исправленная версия.
- Завершён — обе стороны выполнили действия, документ закрыт и лежит в архиве как оригинал.
Отдельно: аннулировать отправленный документ можно только по соглашению сторон — второй участник должен подтвердить аннулирование. Односторонне «отозвать» подписанный документ нельзя.
Что это стоит компании
Раздел для руководителя, которому бухгалтер показывает этот материал.
Неотправленный документ — это не техническая мелочь, а отложенная выручка и спор на сверке. Пока реализация не дошла до покупателя в юридически значимом виде, он вправе не платить, а у вас в учёте отгрузка есть. Расхождение всплывает через квартал, когда договориться сложнее.
Что стоит спросить у команды:
- Сколько документов на конец месяца висит в статусе «требуется подпись получателя» и кто с ними работает?
- Есть ли отгрузки, по которым электронный документ не отправлен вовсе?
- Кто отвечает за отправку, когда основной сотрудник в отпуске?
Автоматизируется здесь регулярная часть: агент собирает готовые к отправке документы, проверяет реквизиты и настройку обмена с контрагентом, отправляет по расписанию и ведёт напоминания по тем, что зависли без ответа. Спорное — расхождение, отсутствующая настройка обмена, документ без основания — уходит в очередь исключений. Это часть маршрута распознавания и проведения документов в контуре ИИ-бухгалтера. Про входящее направление — разбор «Документы ЭДО в 1С», про формат конкретного документа — «УПД в 1С через ЭДО». Незакрытые документообороты первыми проявляются на акте сверки.
Частые вопросы об отправке документов по ЭДО
Как отправить документ по ЭДО из 1С?
Из карточки документа вызвать действие ЭДО, подписать и отправить — либо собрать все готовые документы в «Текущих делах ЭДО» и отправить их одним действием. Второй способ удобнее при потоке.
Почему документ не отправляется?
Чаще всего: истёк сертификат подписанта, контрагент не принял приглашение, не настроен роуминг при разных операторах или расходятся реквизиты организации с заявленными оператору.
Можно ли отправить счёт-фактуру в PDF?
Нет. Счёт-фактура и УПД со статусом счёта-фактуры передаются только в формате ФНС. PDF-файл счётом-фактурой для целей вычета не является.
Чем формализованный документ отличается от обычного?
Формализованный имеет обязательную структуру, утверждённую ФНС, и распознаётся принимающей стороной автоматически. Неформализованный — просто подписанный файл, юридическую силу ему даёт подпись.
Документ отправлен, но контрагент говорит, что не видит его. Что проверять?
Идентификатор участника: у контрагента их может быть несколько, и документ ушёл на другой. Затем — роуминг и статус на стороне оператора.
Как отозвать отправленный документ?
Односторонне — никак. Аннулирование возможно только по соглашению сторон, с подтверждением от второго участника. Ошибку в подписанном документе исправляют корректировочным или исправленным документом.
Обязательно ли ждать подписи получателя?
Для двусторонних документов — да, иначе документооборот не завершён. Для односторонних достаточно подтверждения доставки.
Можно ли отправлять по расписанию, без участия человека?
Да, если правило отправки описано: какие документы, каким контрагентам и после каких проверок уходят автоматически. Спорные случаи при этом всё равно останавливаются и передаются человеку.
Проверить свой поток исходящих документов
Посмотрим, сколько документов уходит по ЭДО, сколько зависает без ответа контрагента и что мешает отправлять их в день отгрузки.