Основа
УПД в 1С через ЭДО — самый частый документ входящего потока и самый требовательный к формату. От статуса УПД зависит, заменяет он счёт-фактуру или только накладную; от формата XML — примет ли его налоговая без вопросов; от сопоставления номенклатуры — сколько времени бухгалтер потратит на приём. Ниже разобраны все три вещи.
Статус указан в самом документе и определяет его юридическую роль.
Ошибка в статусе обнаруживается на вычете, а не при приёме документа.
Документ выполняет две функции сразу: счёт-фактура и первичный документ о передаче. Именно на его основании принимается НДС к вычету.
Только первичный документ о передаче. Права на вычет не даёт: для НДС нужен отдельный счёт-фактура.
Практическое следствие: если поставщик на общей системе прислал УПД со статусом 2 и отдельного счёта-фактуры нет, вычет заявлять не с чего. Это проверяют до проведения, а не в квартал сдачи декларации.
Счёт-фактура и УПД со статусом счёта-фактуры передаются в электронном виде только по формату, утверждённому ФНС. Формат — не «предпочтительный способ», а условие: документ в произвольном виде не будет счётом-фактурой для целей вычета.
Из этого следуют три вещи, о которых обычно узнают на практике:
Входящий УПД появляется в «Текущих делах ЭДО». Автоматически формируется технологическое извещение — это подтверждение получения, а не согласие.
Проверяются контрагент, договор, номер и дата, суммы и ставка НДС. Расхождение с договором на этом шаге дешевле, чем на сверке.
Позиции поставщика связываются с вашими карточками. Для нового поставщика разбираются все строки, дальше связка применяется сама.
Из УПД со статусом 1 формируется поступление и полученный счёт-фактура. Проверяются счета учёта, аналитика и период.
Согласие фиксируется подписью, несогласие — уточнением. До этого документооборот не завершён, а вычет по документу заявлять рано.
Расхождение в УПД нельзя «поправить у себя»: у сторон должен остаться одинаковый документ, иначе на сверке появится разница, а при камеральной проверке — несопоставленная запись.
Отдельно: технологическое извещение о получении не означает согласия с содержанием. Иногда его принимают за подпись — и обнаруживают, что документооборот на самом деле не закрыт.
Раздел для руководителя, которому бухгалтер показывает этот материал.
УПД — самый массовый документ входящего потока, и цена участка складывается из мелочей: сопоставление позиций у каждого нового поставщика, проверка статуса, разбор расхождений, контроль того, что документ действительно подписан обеими сторонами. Отдельно стоит непринятый к вычету НДС по документам, которые остались в статусе «требуется подпись» на конец квартала.
Что стоит спросить у команды:
Автоматизируется здесь весь регулярный слой: агент принимает УПД, проверяет статус и реквизиты, сопоставляет номенклатуру по правилам компании, создаёт поступление и счёт-фактуру, а расхождение с договором, новую позицию или нестандартный формат выносит в очередь исключений с причиной. Решение по спорной позиции принимает бухгалтер, и оно становится правилом для следующих поставок того же контрагента. Маршрут описан на странице распознавания первичных документов, контур целиком — у ИИ-бухгалтера. Соседние разборы: документы ЭДО в 1С, как отправить документ по ЭДО и разрывы по НДС, где непринятый документ превращается в требование.
Статус 1 совмещает счёт-фактуру и первичный документ — на его основании принимается НДС к вычету. Статус 2 — только первичный документ, права на вычет он не даёт.
Для УПД со статусом счёта-фактуры — да, он передаётся только по формату, утверждённому ФНС. Документ в произвольном виде счётом-фактурой для вычета не является.
Оригинал — файл с электронными подписями. Печатная форма является визуализацией и хранится только для удобства человека.
Из документа со статусом 1 — два: поступление и полученный счёт-фактура. Из статуса 2 — только поступление.
Электронный документ выгружается в файл из карточки документооборота. Это нужно, когда контрагент работает через другого оператора без роуминга или просит файл для своей системы.
Не подписывать и отправить уточнение с указанием причины — поставщик выставит исправленный документ. Если документ уже подписан, ошибка исправляется корректировочным или исправленным документом.
Основное время уходит не на подпись, а на сопоставление позиций поставщика с вашей номенклатурой. У нового поставщика разбираются все строки документа.
Разбор, сопоставление и создание документов учёта — да, по правилам компании. Спорные позиции, расхождения с договором и незнакомая номенклатура при этом останавливаются и уходят человеку.
Посмотрим, сколько входящих УПД в месяц, какая доля требует ручного сопоставления позиций и сколько документов не доведено до вычета.
Контакты