Основа
Договор указывается явно. Без него в акт попадут все взаиморасчёты с контрагентом, и разные договоры зачтутся друг с другом.
Акт сверки в 1С: как сформировать и что делать с расхождениями
Акт сверки в 1С формируется одним документом, но полезным его делает не кнопка «Заполнить», а разбор расхождений. Ниже — где документ лежит в 1С:Бухгалтерии 8.3, как его заполнить по договорам и периоду, почему цифры не сходятся с контрагентом и как разбирать расхождение построчно, а не по итоговому сальдо.
Коротко
- Документ называется «Акт сверки расчётов» и доступен из разделов «Продажи» и «Покупки» — это один и тот же документ, открытый с разных сторон.
- Заполнять его нужно по конкретному договору и периоду, а не «по контрагенту вообще»: иначе взаимозачёт по разным договорам скроет реальную картину.
- Сравнивать надо состав документов, а не только итог. Совпавшее сальдо при разном составе — самая частая скрытая ошибка.
- Основные причины расхождений: непроведённый документ, платёж, разнесённый на другой договор, разные периоды признания, аванс и НДС.
- Подписанный акт признаёт долг и прерывает срок исковой давности — это его главная юридическая ценность, а не «формальность для бухгалтерии».
Где найти акт сверки в 1С 8.3
В 1С:Бухгалтерии 8.3 документ находится в двух разделах, и это один и тот же объект:
- «Продажи» → «Акты сверки расчётов» — для покупателей;
- «Покупки» → «Акты сверки расчётов» — для поставщиков.
Внутри документа есть вкладки данных нашей организации и данных контрагента, вкладка с дополнительными счетами учёта и настройки периода. Флаг согласования блокирует документ от изменений после того, как обе стороны договорились: это защита от «тихой» правки уже согласованной сверки.
Как сформировать акт сверки
Период должен совпадать с тем, что просит контрагент. Расхождение периодов на один день даёт разное сальдо и лишний спор.
На отдельной вкладке задаётся, какие счета попадают в сверку: расчёты с покупателями, с поставщиками, авансы. Пропущенный счёт авансов — типовая причина «недостачи» в акте.
Кнопка заполнения подтягивает наши документы за период. Это ещё не сверка — это только наша половина.
Вторая вкладка заполняется из присланного акта. Её можно заполнить копией нашей стороны и затем править по документу контрагента.
Расхождения разбираются построчно. После договорённости акт помечается согласованным, печатается или отправляется по ЭДО.
Почему данные расходятся
Расхождение почти никогда не бывает арифметическим. Оно означает, что две системы учли одно и то же событие по-разному или одна из них его не учла вовсе.
Пять причин, которые закрывают большинство расхождений
Реализация или поступление лежит в базе непроведённым либо не создано вовсе: акт получен на почту и не дошёл до учёта. Со стороны контрагента документ уже в его сверке.
Оплата пришла без внятного назначения и разнесена на другой договор того же контрагента. Итог по контрагенту сходится, по договору — нет.
Документ датирован концом месяца, а получен и проведён в следующем. Обе стороны правы, сальдо на отчётную дату разное.
Аванс учтён на счёте авансов, а в сверку этот счёт не включён. Либо зачёт аванса выполнен у одной стороны и не выполнен у другой.
Расхождение в копейках почти всегда даёт разная база округления по строкам либо разная ставка в документе одной из сторон.
Отдельный случай — совпадение итогов при разном составе. Сальдо сошлось, но у нас проведён документ, которого нет у контрагента, и наоборот — на ту же сумму. Такой акт выглядит идеальным и скрывает две ошибки сразу. Поэтому сверять надо перечень документов, а не итоговую строку.
Что делать с расхождением
Разбор расхождения по шагам
Сравнить перечни документов, а не итог. Разница ищется по номеру, дате и сумме, а не по сальдо.
Понять, у кого документа нет: у нас он не проведён или контрагент его не отразил.
Недостающий закрывающий документ запрашивается у контрагента и после получения проводится в учёте.
Если сумма есть у обеих сторон, но на разных договорах, платёж переразносится по назначению и подтверждающему письму.
То, что не разрешается документами, выносится отдельно: спор по условиям договора, решение о списании, признание безнадёжной задолженности.
После договорённости акт помечается согласованным и подписывается. Подпись фиксирует состояние расчётов на дату.
Зачем сверяться регулярно, а не раз в год
Акт сверки — не бухгалтерская формальность. Подписанный обеими сторонами, он признаёт долг и прерывает течение срока исковой давности, а в суде служит доказательством состояния расчётов. Без него взыскание опирается только на первичные документы, которых может не хватать.
Практическая причина ещё проще: чем позже найдено расхождение, тем дороже оно обходится. Непроведённый документ, найденный в том же месяце, — это одна проводка. Тот же документ, найденный через квартал, — исправление в закрытом периоде, уточнёнка по НДС и разговор с контрагентом, у которого сменился ответственный.
Что это стоит компании
Раздел для руководителя, которому бухгалтер показывает этот материал.
Сверка ручная по своей природе: сформировать акт, отправить, напомнить, дождаться, привести присланное к сравнимому виду, сопоставить, объяснить, дописаться до документов. Поэтому в большинстве компаний она делается выборочно — по крупным контрагентам и ближе к отчётности. Остальной портфель не сверяется вовсе.
Что стоит спросить у команды:
- По какой доле контрагентов есть подписанный акт сверки за последний квартал?
- Сколько расхождений было найдено при закрытии месяца — и сколько из них можно было найти на сверке?
- Сколько времени в месяц уходит на переписку с контрагентами о недостающих закрывающих документах?
Если ответ на первый вопрос — «по крупным», то дебиторка по остальным держится на первичке без признания долга. Это не вопрос дисциплины бухгалтера: у выборочной сверки причина в трудоёмкости цикла, а не в желании.
Здесь и появляется автоматизация: агент выполняет весь цикл — формирует акт, отправляет по ЭДО, ведёт переписку, распознаёт присланный ответ в любом формате, сопоставляет построчно и объясняет расхождения, а человеку передаёт только спорное. Как это устроено и сколько стоит — на странице автоматизации актов сверки.
Частые вопросы про акт сверки в 1С
Где в 1С 8.3 находится акт сверки?
В разделах «Продажи» и «Покупки», пункт «Акты сверки расчётов». Это один и тот же документ, открытый со стороны покупателя или поставщика.
Обязательно ли указывать договор?
Практически всегда да. Без договора в акт попадут все взаиморасчёты с контрагентом, и задолженность по одному договору зачтётся авансом по другому — картина будет верной по итогу и бесполезной по сути.
Почему сальдо сошлось, а документы разные?
Потому что у каждой стороны есть документ, которого нет у другой, на одинаковую сумму. Итог совпадает, две ошибки остаются. Сверять нужно перечень документов, а не итоговую строку.
Что делать, если контрагент не отвечает?
Зафиксировать факт отправки и напоминаний. Для учёта важна дата направления акта, для взыскания — подтверждение, что документ отправлялся. Молчание не подтверждает долг, но и не отменяет первичные документы.
Прерывает ли акт сверки срок исковой давности?
Подписанный уполномоченным лицом акт признаёт долг, и течение срока исковой давности начинается заново. Именно поэтому подпись и полномочия подписанта важнее, чем аккуратность оформления.
Можно ли сверяться по ЭДО?
Да, электронный акт сверки — обычная практика, и он экономит основную часть цикла: отправку, получение подписи и хранение. Контрагенты на разных операторах при этом всё равно встречаются, поэтому часть ответов приходит почтой и сканами.
Как часто нужно сверяться?
Ежемесячно по всем контрагентам — идеал, к которому редко приходят вручную. Минимально приемлемо: перед закрытием года и по всем контрагентам с существенной задолженностью.
Разобрать сверку как процесс, а не как аврал
Посмотрим ваш цикл сверки: сколько контрагентов, где он встаёт и что мешает сверяться ежемесячно по всему портфелю.