Основа
Распознавание первичных документов: от файла до проводки в 1С
Распознавание первичных документов у OSNO-VA — не только извлечение полей из скана. Сервис принимает документ из согласованного канала, извлекает данные, сверяет их с договором, справочниками и правилом клиента. Если данных достаточно, агент создаёт подготовленный или разрешённый учётный документ; если нет — показывает исключение бухгалтеру и ждёт решения, а не угадывает.
Цель первого потока — прозрачный путь одного документа
Пять шагов, которые можно проверить на живом документе
Состав проверок и действие на каждом шаге зависят от учётной политики, доступов и выбранного процесса клиента.
Почта, ЭДО, папка, Telegram, CRM или внутренняя форма становятся согласованной точкой входа.
Агент читает реквизиты и позиции, ищет контрагента, договор, номенклатуру и нужные справочники.
Сверяет суммы, НДС, период, договорённости, допустимые действия и обязательные согласования.
Выполняет только разрешённый шаг в 1С или другой системе и фиксирует версию правила и результат.
При противоречии, новом поставщике или недостающем правиле передаёт кейс человеку с контекстом проверки.
Интерфейс показывает правило и исключение
1 / 7
У бухгалтерского документа есть контекст, которого нет в универсальном OCR
Один и тот же документ может требовать разного распределения по юрлицам, проектам, статьям и НДС.
Важны условия, период, допустимая номенклатура, лимиты и способ подтверждения — не только распознанные строки.
Новый формат, конфликт реквизитов или неопределённое правило не маскируются «уверенным» ответом, а идут владельцу процесса.
Исключение становится работающим правилом — только после решения человека
Так регламент перестаёт быть файлом, который нужно помнить открыть.
Обычная обработка
Бухгалтер вручную исправляет документ и, возможно, оставляет комментарий коллеге. Следующий похожий случай снова требует памяти и времени.
- Решение
- остаётся в голове или переписке
- Повтор
- снова обрабатывается как новый случай
- Контроль
- сложно проверить, кто и почему изменил правило
Процесс OSNO-VA
Агент собирает контекст исключения. Бухгалтер подтверждает действие или новое правило; после согласования появляется следующая версия процесса для таких же условий.
- Решение
- фиксируется с владельцем и версией
- Повтор
- применяет правило в пределах заданных условий
- Контроль
- остаётся аудит входов, проверки и действия
До запуска фиксируем технические и контрольные границы
- Какие каналы могут передавать документы и кто имеет право их подключать.
- Какие базы, ЭДО, справочники и операции доступны агенту в первом потоке.
- Какие действия разрешено выполнить автоматически, а какие нужно только подготовить.
- Кто подтверждает новый контрагент, номенклатуру, распределение или исправление.
- Где хранится журнал действий, версия правила и очередь исключений.
Проверяем на одном потоке до расширения
выбираем тип документа или поставщика, владельца правила, доступные системы и выборку живых документов без обещаний по остальным потокам.
видим маршрут, проверки, исключения и след действий; после этого решаем, расширять ли процесс и на каких условиях.
Какие документы подключают первыми
Распознавание первичных документов начинают с типа, у которого высокая повторяемость и понятное правило проведения. Обычно это входящая поставка и расходы: по ним быстрее всего видно, работает правило или нет.
Типы первички в порядке подключения
УПД, счёт-фактура, накладная ТОРГ-12, акт выполненных работ. Самый повторяемый поток: контрагент, договор, номенклатура, ставка НДС и период проверяются по справочникам.
Чеки, авансовые отчёты, счета на оплату. Много мелких документов с фото и сканов; правило определяет статью затрат, подразделение и допустимость расхода.
Договоры, спецификации, допсоглашения, акты сверки. Здесь важнее не распознавание строк, а связь документа с условиями: срок, лимит, допустимая номенклатура.
Каналы входа согласуются отдельно: ЭДО, почта, папка на диске, Telegram, WhatsApp, CRM или внутренняя форма. Один и тот же тип документа может приходить сразу из нескольких — маршрут остаётся общим.
Что происходит с расхождением
Расхождение — не сбой, а нормальная часть потока, и именно по нему видно разницу между распознаванием и обработкой.
Путь документа, который не сошёлся
Сумма не сходится с договором, номенклатура неизвестна, контрагент новый, нет основания или дублируется номер документа.
Агент не создаёт проводку. Документ попадает в очередь исключений с указанием причины, шага остановки и ответственного.
Бухгалтер подтверждает действие или формулирует новое правило: как распределять, какую статью применять, что делать с этим поставщиком.
Решение фиксируется с владельцем и версией. Следующий документ в тех же условиях проходит автоматически — без повторного разбора.
Поэтому доля исключений — главный рабочий показатель процесса. Пока она растёт, поток не расширяют: сначала уточняют правило, данные или маршрут согласования.
Сколько стоит распознавание первичных документов
Цена привязана к результату, а не к лицензии или числу пользователей: 27 ₽ за документ, сколько бы в нём ни было страниц. Счёт выставляется только за документ, который прошёл весь путь без единой правки человека, — распознавание, проверку по правилу и создание документа в учётной системе. Расход моделей входит в цену документа и отдельной строкой не выставляется.
Разовая часть — внедрение процесса эпиками по 14 дней: описание правила и исключений, подключение систем, доступы, логи, проверка на контрольной выборке. Полный прайс — на странице цен, прикинуть свой объём можно в калькуляторе. Расхождения, которые всплывают после проведения, разбирает соседний процесс — автоматизация актов сверки; как платежи связываются с документами, разобрано в статье «Банковская выписка в 1С».
Частые вопросы о распознавании первичных документов
Чем это отличается от обычного OCR или сервиса распознавания?
OCR извлекает текст и реквизиты из файла. Здесь распознавание — только первый шаг: дальше данные сверяются с договором, справочниками и правилом компании, и лишь после проверок создаётся документ в 1С. Документ, не прошедший проверку, останавливается, а не проводится с «уверенным» результатом.
Какие документы можно подключить первыми?
Те, у которых понятен владелец, есть повторяемость и можно согласовать безопасный доступ к данным и системе учёта. Чаще всего это входящая поставка: УПД, счета-фактуры, накладные и акты.
Что произойдёт с документом, который не проходит проверку?
Он попадёт в очередь исключений с причиной и контекстом. Агент не создаёт проводку, пока не определено правило или действие.
Обязательна ли автоматическая проводка?
Нет. На первом этапе процесс может только готовить документ и пояснение для бухгалтера; допустимый уровень автоматизации определяется отдельно и фиксируется до запуска.
Нужно ли дорабатывать 1С?
Нет. Подключение идёт через OData к существующей базе. До запуска согласуется, какие документы, справочники и реквизиты агент может читать и какие операции вправе выполнять.
Сколько стоит и за что выставляется счёт?
27 ₽ за документ любой длины, и только за документ, обработанный полностью автоматически. Если человеку пришлось вмешаться, документ не тарифицируется.
Из каких каналов принимаются документы?
ЭДО, почта, папка на диске, Telegram, WhatsApp, CRM или внутренняя форма. Список согласованных каналов и право их подключать фиксируются до запуска.
Что делать с незнакомым форматом документа?
Новый шаблон добавляется в обработку отдельно: разбирается структура, поля и правило проведения. До этого документы такого формата идут в очередь исключений, а не проводятся наугад.
Посчитайте первичку на своём объёме
Документ стоит 27 ₽ независимо от числа страниц, и счёт выставляется только за документ, проведённый без единой правки человека. Посчитайте свой объём: обычно это контрагенты × 5 документов в месяц.