Основа
Автоматизация актов сверки: весь цикл, а не только сопоставление
Автоматизация актов сверки обычно останавливается на сравнении двух файлов: кто-то всё равно должен сформировать акт, отправить его контрагенту, дождаться ответа и загрузить присланный документ. Ровно на этих шагах сверка и застревает — не на арифметике.
OSNO-VA закрывает цикл целиком: агент формирует акт в учётной системе, отправляет контрагенту по ЭДО, распознаёт присланный ответ, сопоставляет обе стороны построчно, объясняет каждое расхождение и дописывается до недостающих документов. Переписку ведёт ассистент, поэтому бухгалтер подключается только к спорным позициям.
Что меняется в процессе сверки
Восемь шагов, которые обычно делает человек
Цикл сверки от формирования до закрытия
Агент собирает акт сверки по контрагенту и договору за согласованный период прямо в учётной системе.
Акт уходит по ЭДО или почтой на согласованный адрес, с сопроводительным письмом от лица компании.
Ассистент ведёт переписку: напоминает о сроке, отвечает на уточняющие вопросы, эскалирует молчание после заданного числа напоминаний.
Ответ приходит в любом виде — подписанный ЭДО-документ, PDF, скан, фото или таблица. Агент извлекает позиции и суммы.
Обе стороны сравниваются по документам, датам, суммам и договорам, а не только по итоговому сальдо.
По каждой позиции формулируется причина: документ не проведён у нас, не получен от контрагента, разошлись период или ставка, платёж разнесён на другой договор.
Недостающие закрывающие документы запрашиваются у контрагента, а полученные уходят в поток первички.
Сошедшийся акт закрывается и фиксируется с аудитным следом. Спор по договору или решение о списании передаётся бухгалтеру.
Чем это отличается от привычной автоматизации сверки
Сопоставление файлов против закрытого цикла
Разница не в алгоритме сравнения, а в том, кто выполняет остальные семь шагов.
Сервис сопоставления
Инструмент сравнивает два готовых файла и показывает расхождения. Всё, что вокруг, остаётся ручной работой: сформировать акт, отправить, напомнить, получить ответ, привести его к сравнимому виду, запросить документы.
- Кто формирует акт
- бухгалтер
- Кто ведёт переписку
- бухгалтер
- Что приходит на вход
- файл в ожидаемом формате
- Охват
- обычно крупные контрагенты и конец квартала
Процесс OSNO-VA
Агент исполняет согласованный регламент от формирования до закрытия и останавливается там, где нужно решение человека. Ответ принимается в том виде, в каком его прислал контрагент.
- Кто формирует акт
- агент по расписанию или событию
- Кто ведёт переписку
- ассистент, с эскалацией по правилу
- Что приходит на вход
- ЭДО, PDF, скан, фото, таблица
- Охват
- все контрагенты ежемесячно
Что видно после запуска
Сверка перестаёт быть авралом конца квартала и становится фоновым процессом. Практический эффект складывается из трёх вещей.
Три следствия закрытого цикла
Ежемесячная сверка всех контрагентов показывает непроведённый документ или неразнесённый платёж в том же месяце, а не через квартал, когда период уже закрыт.
Подписанный акт — основание для взыскания и признание долга. Регулярная сверка держит этот документ актуальным по всему портфелю, а не по нескольким крупным клиентам.
Часть исключений, которые обычно всплывают при закрытии, снимается заранее: недостающие закрывающие документы уже запрошены и получены.
Что остаётся у человека
Агент исполняет правило, а не принимает решения. К бухгалтеру уходит всё, где нужно суждение или полномочие: спор по условиям договора, решение о списании расхождения, признание безнадёжной задолженности, подпись там, где она требуется, и любая ситуация, для которой правило ещё не описано.
Доля таких позиций — рабочий показатель процесса. Пока она растёт, поток не расширяют: сначала уточняют правило, справочники или маршрут согласования.
Что согласовать до запуска
- Контрагенты и договоры первого потока, периодичность сверки и период акта.
- Каналы отправки и приёма: ЭДО-оператор, почтовые адреса, допустимые форматы ответа.
- Тон и содержание переписки от лица компании, число напоминаний и правило эскалации.
- Правила сопоставления: по документам, договорам, периодам, авансам и частичным оплатам.
- Кто утверждает списание расхождения и кто подписывает акт.
Сколько стоит
900 ₽ за акт — это полный цикл по одному контрагенту: сформировать, отправить, вести переписку, распознать ответ, сопоставить, объяснить расхождения и запросить недостающие документы. Счёт выставляется только за акт, закрытый без единой правки человека. Расход моделей входит в цену акта.
Разовая часть — внедрение процесса эпиками по 14 дней: описание правил сопоставления и исключений, подключение учётной системы и ЭДО, доступы, логи, проверка на контрольной выборке контрагентов. Полный прайс — на странице цен, свой объём можно прикинуть в калькуляторе (обычно это число контрагентов, делённое на три).
Сверка — один из процессов ИИ-бухгалтера; рядом работают распознавание первичных документов и контроль задолженности. Как формируется акт сверки в 1С вручную и почему расхождения возникают — в статье «Акт сверки в 1С 8.3».
Частые вопросы об автоматизации актов сверки
Чем это отличается от 1С:Сверки и подобных сервисов?
Такие сервисы сопоставляют два готовых файла. Здесь автоматизирован весь цикл: агент сам формирует акт, отправляет его контрагенту, ведёт переписку, распознаёт ответ в любом формате, сопоставляет построчно и запрашивает недостающие документы. Сопоставление — только пятый шаг из восьми.
Нужно ли дорабатывать 1С?
Нет. Подключение идёт через OData к существующей базе. До запуска согласуется, какие документы и справочники агент может читать и какие операции вправе выполнять.
Что если контрагент присылает акт картинкой или в своей таблице?
Это нормальный вход. Ответ распознаётся из ЭДО-документа, PDF, скана, фото или таблицы и приводится к сравнимому виду. Приводить формат вручную не нужно.
Кто ведёт переписку с контрагентом?
Ассистент от лица компании: отправляет акт, напоминает о сроке, отвечает на уточнения. Тон, содержание, число напоминаний и правило эскалации согласуются до запуска.
Сверка идёт по сальдо или построчно?
Построчно: по документам, датам, суммам и договорам. Совпадение итогов при разном составе документов — частый источник ошибок, поэтому сравнивается состав, а не только итог.
Что происходит с расхождением?
По каждой позиции формулируется причина: документ не проведён у нас, не получен от контрагента, разошлись период или ставка, платёж разнесён на другой договор. Спор по договору и решение о списании передаются бухгалтеру.
Как часто можно сверяться?
Ежемесячно по всем контрагентам. Периодичность ограничена не трудозатратами, а согласованным регламентом и готовностью контрагентов отвечать.
За что выставляется счёт?
900 ₽ за акт, закрытый полностью автоматически. Если цикл потребовал вмешательства человека, акт не тарифицируется. Минимального платежа нет.
Посчитайте сверку на своём числе контрагентов
Укажите количество контрагентов — калькулятор покажет ежемесячную сумму за сверку рядом с ФОТ участка. Тарифицируется только акт, закрытый без единой правки человека.