Регламент, который только читают, больше не управляет процессом

Обычный регламент отвечает на вопрос: «Как следует работать?» Он нужен для обучения, аудита и разбора спорных ситуаций — документы не исчезнут.

Проблема начинается, когда документ остаётся единственным механизмом процесса. Он не знает, что наступил срок сверки, не проверяет основание платежа, не видит зависшую задачу и не фиксирует, по какой версии правила сотрудник принял решение. Соблюдение приходится обеспечивать отдельно: руководителями, совещаниями, таблицами и ручными напоминаниями.

Исполняемый регламент содержит событие запуска, входные данные, допустимые действия, проверки, сроки, роли, условия остановки и маршрут исключения. Такой подход мы используем в процессах ИИ-бухгалтера OSNO-VA.

Не каждый процесс нужно полностью передавать ИИ. Поэтому агент работает в двух режимах.

При самостоятельном исполнении агент получает событие, проверяет данные по утверждённой версии регламента и выполняет разрешённое действие: собирает реестр, сопоставляет оплату, готовит документ или проводит согласованную операцию в 1С. Если данных недостаточно или найдено исключение, агент останавливается и передаёт случай человеку вместе с контекстом.

В режиме контроля агент ведёт канбан задач для людей: создаёт следующий шаг, назначает ответственного, напоминает о сроке, показывает, что нужно сделать, и проверяет обязательные условия. Просрочка или выход за рамки регламента становятся видны владельцу процесса.

Во многих процессах режимы соединяются: повторяемую часть агент выполняет сам, профессиональное суждение оставляет человеку, а затем контролирует движение до результата.

Собственник видит не только итоговый отчёт, но и состояние работы: что запущено, где находится процесс, какие сроки нарушены, сколько возникло исключений и кто принимает решение. Следующий шаг определяется регламентом, а не памятью конкретного сотрудника.

Генеральный директор получает единый способ контролировать разные функции. Главный бухгалтер занимается исключениями и профессиональными решениями, а не перепроверяет каждое типовое действие.

При этом ответственность не передаётся модели. Компания заранее определяет права агента, точки подтверждения и действия, которые всегда остаются за человеком. Эти границы подробно разобраны в материале об ИИ в бухгалтерии.

Для работы нужны событие запуска, разрешённые источники, версия правила, состояния процесса, права, сроки, проверки, очередь исключений и журнал решений. Агенту также нужен контекст: договорённости, документы, переписки, задачи и история решений. Его даёт Sloy — единый контекст компании для ИИ.

Для каждого запуска можно установить, какие данные видел агент, какое правило применил, что сделал и почему остановился. Это превращает регламент в воспроизводимый и проверяемый механизм.

Изменение обычного документа проверяется только после публикации: компания ждёт новые случаи и наблюдает, стало ли лучше.

Версионируемый регламент можно сначала ретроспективно прогнать по уже исполненным процессам. Агент применяет новую версию к тем же входным данным, не меняя фактические операции, и показывает, как изменился бы маршрут:

• сколько случаев прошло бы без ручного участия;
• какие операции стали бы исключениями;
• где изменились бы сроки и количество переходов;
• какие ошибки новое правило обнаружило бы раньше;
• не появилась ли новая очередь ручной работы.

Такая эмуляция не обещает предсказать поведение людей и внешних систем с абсолютной точностью. Она позволяет проверить логику изменения на реальных сценариях компании до рабочего запуска.

Для пилота подходит процесс с понятным входом, владельцем, повторяемым правилом и безопасной точкой остановки. Мы фиксируем текущее исполнение, описываем состояния и критерии результата, подключаем источники и запускаем агента в режиме контроля или ограниченного исполнения.

После проверки можно расширять полномочия или связывать процессы одной роли. В бухгалтерии стартом часто становится поток первичных документов, сверка или контроль комплектности.