Инструкция к инструменту «Зарплаты»

Общая информация

В разделе «Зарплаты» организован единый учёт выплат сотрудникам, несмотря на разные формы трудоустройства и источники финансирования, для точного управленческого учёта и аналитики.

Основные цели

• Централизованный учёт всех сотрудников и их выплат, вне зависимости от типа трудоустройства (штатный, ИП, ГПХ и т.д.).

• Чёткое разделение выплат на зарплату, премии и другие статьи затрат, даже если выплаты проводятся через разные системы (например, платёжная система PAYMENTS).

• Возможность определения процентного участия сотрудника в различных проектах (элементах оргструктуры) для корректного распределения затрат.

Ценности

1\. Единый реестр сотрудников:

• Функциональность: Отображение списка всех сотрудников, независимо от типа трудоустройства.

• Данные. Для каждого сотрудника отображаются:

— ФИО;

— Дата начала трудоустройства;

— Дата окончания трудоустройства (если есть);

— История окладов;

— Текущий тип трудоустройства;

— Источники данных: ФОТ ( интеграция с Google Таблицами).

• Интерфейс: Список сотрудников с возможностью фильтрации по ФИО.

2\. История окладов сотрудников

• Функциональность: Ведение истории изменений оклада для каждого сотрудника.

• Данные: Таблица «Зарплаты» содержит:

— ФИО;

— Тип зарплаты (ИП, ТД, ГПХ, Крипта);

— Дата начала действия оклада (обязательно);

— Дата окончания действия оклада (если действует, то пусто);

— Сумма оклада (до вычета налогов).

• Требования:

— Возможность указания нескольких окладов для одного сотрудника (например, часть выплачивается как ИП, часть как ТД);

— Фильтр по ФИО.

3\. Сводная информация по сотрудникам

• Функциональность. Отображение сводной информации по каждому сотруднику в единой таблице.

• Данные. Для каждого сотрудника отображается:

— ФИО;

— Текущий оклад;

— Текущий тип трудоустройства (определяется на основании данных в таблице «Зарплаты»).

4\. Учёт выплат сотрудникам

• Функциональность. Ведение учёта всех выплат сотрудникам, включая зарплату, премии и прочие выплаты.

5\. Справочник типов выплат:

• Создается в конструкторе документов (показывается в UI).

• Поля: Группа выплат (текст), Название выплаты (текст).

• Содержит предопределённый набор типов выплат (из шаблона).

6\. Ввод данных о выплатах:

• Табличный ввод данных о выплатах для каждого сотрудника по месяцам.

• Возможность выбора месяца для просмотра и ввода данных.

• Источники данных:

— Ручной ввод;

— Интеграция с 1С:ЗУП (планируется получение части данных).

7\. Соотнесение платежей из PAYMENTS с зарплатой:

• Автоматическое соотнесение платежей из системы PAYMENTS с определёнными сотрудниками и статьями затрат (зарплата, премия и т.п.).

• Возможность ручного соотнесения платежей из PAYMENTS с сотрудниками и статьями затрат.

• Правила соотнесения настраиваются в разрезе каждого сотрудника (например, «все платежи ИП Петров с комментарием ‘Пупкину’ относить к Пупкину как зарплату»).

• Не должны отражаться в \_payments (решается позже в дашборде).

• Отображение правил соотнесения в общем списке сотрудников.

8\. Распределение затрат по проектам (элементам оргструктуры)

• Функциональность: Определение процентного участия сотрудника в различных проектах (элементах оргструктуры).

• Требования:

— Сумма процентов участия сотрудника не может превышать 100%;

— Табличный ввод данных: сотрудники — строки, элементы оргструктуры — столбцы;

— Фильтр для отображения элементов оргструктуры (микрокомпаний), например, показывать только элементы не выше первого уровня.

Сводная по сотрудникам

Для того чтобы в «Сводной по сотрудникам» отображались сотрудники, их необходимо внести в разделе «Сотрудники» и установить оклад в разделе «Зарплаты».

В случае неверного ввода или необходимости корректировки данных сотрудника, а также для изменения его статуса (увольнение) или полного удаления, предусмотрен следующий механизм: при клике правой кнопкой мыши по записи сотрудника открывается меню, предлагающее действия: «Редактировать оклады», «Редактировать сотрудника», «История окладов», «Уволить», «Удалить».

Для удобства поиска в сводной по сотрудникам предусмотрены фильтры.

Сотрудники

Для создания сотрудников в системе необходимо перейти в раздел «Сотрудники» и нажать на кнопку «Добавить сотрудника».

После нажатия на кнопку, откроется окно для ввода данных сотрудника.

Необходимо в соответствующие поля ввести электронную почту и ФИО сотрудника.

При успешном добавлении сотрудника снизу появится плашка «Сотрудник добавлен».

В случае возникновения ошибки, отображается соответствующее сообщение об ошибке.

Данная ошибка может появляться в случае некорректного заполнения электронной почты.

Если сотрудник не отобразился в списке добавленных сотрудников, необходимо поставить статус «Все», т.к. по умолчанию в системе выбрано «Только работающие».

В выбранном статусе «Только работающие» сотрудник появится только после установления оклада в разделе «Зарплаты».

Чтобы внести изменения в данные сотрудника или выполнить другие действия (например, уволить или удалить его запись), кликните правой кнопкой мыши по соответствующей строке с информацией о сотруднике. Появится контекстное меню, где будут доступны следующие опции:

• Редактировать сотрудника

• Уволить

• Удалить.

В разделе «Сотрудники» для эффективного поиска предусмотрена функция фильтрации. Можно искать нужных сотрудников по следующим критериям:

• Электронная почта

• ФИО (Фамилия, Имя, Отчество)

• Привязанные правила.

Далее переходим в раздел «Зарплаты».

Зарплаты

Для того чтобы установить оклад сотруднику необходимо нажать на кнопку «Установить оклад» и в появившемся окне выбрать сотрудника.

Сумму зарплаты необходимо устанавливать с НДФЛ.

Далее выбираем тип оклада, сумму, валюта указана по умолчанию, дату начала и дату завершения при необходимости. Также можно указать дополнительный комментарий.

Если необходимы дополнительные строки для ввода данных об окладе нажимаем «Добавить оклад и тип трудоустройства». Строки можно очистить путём удаления.

После сохранения сотрудник отобразится в данном разделе с указанными данными.

Для удобства поиска в списке предусмотрены фильтры.

Для управления данными сотрудника (редактирование, удаление) используйте контекстное меню. Оно вызывается кликом правой кнопки мыши по записи сотрудника и содержит соответствующие действия.

Выплаты

Для корректного отображения данных по сотрудникам в разделе «Выплаты» требуется предварительная настройка групп выплат и параметров отчётного периода в разделе «Интеграции». После выполнения этих шагов все необходимые данные будут доступны для просмотра.

В данном разделе после успешной настройки интеграций будут отражены все сотрудники, дата выплат и выплаты за весь период.

Для быстрого поиска можно воспользоваться выбором периода выплаты, или указать ФИО сотрудника.

Интеграции

После успешного импорта документа в систему нам необходимо настроить процессы документа.

Переходим в Интеграции — Настройки, нажимаем на кнопку «Новая интеграция».

Выбираем источник, тип интеграции и добавляем настройки.

Добавляем столько же полей для настройки, сколько и необходимых нам столбцов в таблице для расчёта.

В поле источника выбираем название столбца как в уже выгруженной таблице в систему, а в поле итога выбираем значение этого столбца.

Пример из таблицы

После нажатия на кнопку «Сохранить», происходит добавление настроек в систему, и текущие настройки можно увидеть в «Настроенные интеграции».

Далее переходим в «Процессы» и нажимаем на кнопку «Запустить».

После этого мы можем увидеть все выгруженные данные в систему в разделе «Сотрудники», «Выплаты» и т.д.

В случае, если в шаблоне документа произошли какие-либо изменения, то необходимо в «Справочниках интеграции» импортировать обновлённый шаблон документа в готовый документ в системе.

Подробная инструкция в разделе «Справочники интеграций».

Распределение

Функционал раздела «Распределение» позволяет корректно распределять начисления сотрудникам, участвующим в работе над различными проектами.

Есть два формата отображения:

Плоский (отображается всё поддрево выбранного узла, при этом в плоском режиме могут отображаться все подразделения, но данные будут только для выбранного уровня).
Уровни (отображается только срез по выбранному уровню/детям, при этом в уровне отображаются только его дочерние элементы для распределения времени сотрудников).

Корректировки

Чтобы скорректировать выплату сотруднику в том или ином периоде необходимо перейти в раздел «Корректировки», нажать на кнопку «Добавить корректировку».

Заполняем все поля — сотрудник, период, выплата, тип корректировки (увеличить на … или уменьшить на …) и указываем сумму. Также дополнительно можно указать комментарий. После этого нажимаем «Сохранить».

После сохранения, добавленные корректировки мы видим в списке данного раздела.